Om van op afstand een vlotte toegang te hebben tot al je bestanden, applicaties en telefonie dien je een reeks van voorzorgen in acht te nemen. Waarschijnlijk werden er door jouw KMO in de loop der tijd reeds dingen in orde gebracht. Elke KMO is uiteraard anders en heeft naargelang de sector z'n specifieke noden. Wij van Kockel IT begeleiden je graag met advies op maat!
In de tussentijd beschrijven we hieronder al enkele algemene zaken over:
- Stabiele internet verbinding
- Toegang tot bestanden en applicaties
- Netwerktoegang met VPN
- Telefonie
- Online vergaderingen (video conference)
- Ergonomie
- Opgepast voor phishing
Stabiele internet verbinding
Een belangrijke eerste stap voor vlotte thuiswerkmogelijkheden is een stabiele (draadloze) internetverbinding. Dit zowel op kantoor als bij de medewerker thuis. De situatie waarbij er meerdere gezinsleden gebruik maken van diezelfde internetverbinding, maakt de nood alleen maar groter!
We merken vaak dat deze stabiele en snelle internetverbinding al een eerste probleem vormt. Gevolg is dat bvb video conferences met slechte kwaliteit (haperingen) plaatsvinden, of dat deze zelfs helemaal afgebroken worden. Dit is uiteraard geen aangename ervaring voor jezelf en/of klanten!
Een handige tool om je internet snelheid van op je computer, tablet of gsm te controleren is SpeedTest. Hiermee zie je de effectief gehaalde snelheid van op je toestel. Wedden dat dit een pak lager ligt dan de aangeboden internetsnelheid van jouw provider?
Toegang tot bestanden en applicaties
Beschikt jouw medewerker over een eigen laptop of tablet? Dan heb je hier alvast een streepje voor. Is dit niet het geval? Ook zonder eigen laptop zijn er voldoende mogelijkheden in 2020 om je bedrijfskritische gegevens op een veilige manier te benaderen.
Door meer en meer gebruik te gaan maken van Cloud diensten voor e-mail, opslag, applicaties en telefonie zijn je tools van overal toegankelijk. Agenda's consulteren, nieuwe documenten aanmaken, samenwerken op 1 document behoort allemaal tot de mogelijkheden!
Enkele voorbeeldtools zijn:
- E-mail: Microsoft Office 365, Gmail, Webmail Telenet of Proximus, iCloud, ...
- Opslag: OneDrive, Dropbox, Google Drive, ...
- Boekhouding applicaties: Exact Online, Yuki, ...
- CRM: Teamleader, ...
- Telefonie: Skype, Teams, Zoom,Google Hangout ...
Netwerktoegang met VPN
Beschik je over oudere tools die niet in de cloud aanwezig zijn en/of een eigen server in jouw bedrijf? Ook deze kan je op een veilige manier beschikbaar stellen via het internet. Door installatie van een firewall met VPN mogelijkheden kunnen jouw medewerkers een netwerkverbinding tot stand brengen met je bedrijfsnetwerk. Interne bestanden, netwerkfolders of oudere applicaties worden in een handomdraai beschikbaar!
De firewall biedt trouwens ook de mogelijkheid om alle in- en uitgaand verkeer op een correcte manier te beheren Hierdoor worden ongewenste gebruikers veilig buiten gehouden!
Wij raden uitdrukkelijk af om een rechtstreekse RDP (Remote Desktop) sessie toe te laten tot een interne computer of server in jouw bedrijfsnetwerk zonder gebruik te maken van een VPN verbinding!
Telefonie
Beschik je over gewone telefoon(centrale)? Deze kan je via je provider (Telenet, Proximus) zonder probleem laten doorschakelen naar een ander (mobiel) nummer.
Anno 2020 wordt er ook meer en meer gebruik gemaakt van VOIP en Cloud Telefonie. Hierbij wordt jouw bedrijfsnummer gekoppeld aan een digitale telefooncentrale. Naargelang de locatie van je telefooncentrale (Intern / Cloud) kan je medewerker hier vanop afstand op inloggen en bellen alsof hij bij jou op kantoor zit!
Online vergaderingen (video conference)
In je privé situatie is het video bellen al goed ingeburgerd via tools als Facetime, WhatsApp of Messenger. Er bestaan ondertussen ook voor het bedrijfsleven een resem aan mogelijkheden om met je werknemers te video bellen. Dit zonder extra meerkost voor jouw bedrijf. De internetverbinding betaal je toch al!
Enkele beschikbare tools op de markt zijn:
- Microsoft Teams (onderdeel van Office 365)
- Skype
- Google Hangout
- Zoom
De meeste van deze tools ondersteunen min of meer dezelfde features zoals:
- Individuele gesprekken en groepsgesprekken
- Videobellen
- Chatten
- Delen van je bureaublad
- Delen van bestanden
- Beschikbaarheden weergeven van medewerkers (Online, afwezig, ...)
- ...
Ergonomie
Werken je medewerkers op kantoor op een groot scherm in plaats van op hun laptopscherm? Dan bestaat met het telewerken de kans dat je applicaties en tools minder efficiënt werken op kleinere schermen. Probeer ook hier in de mate van het mogelijke rekening te houden met het welzijn van je medewerker!
De kost van een extra scherm met bijhorende docking weegt immers niet op tegen de vele rug- en nekklachten die kunnen ontstaan door het aannemen van een foutieve houding bij het thuiswerken.
Opgepast voor Phishing
Ook mensen met slechte bedoelingen maken maar al te graag gebruik van deze Corona crisis om onrechtmatige toegang tot jouw (bedrijfs)systemen te verkrijgen. Hackers zitten niet stil en worden met de dag creatiever. Zo circuleren er ondertussen al berichten over Corona, gemaakt door hackers om u in de val te lokken! Wees in deze periode dus extra waakzaam bij het openen van mails en websites die u niet helemaal vertrouwt.
Hierbij enkele tips die kunnen helpen
- Krijg je mails met foutief gespelde links in? Dan is dit mogelijk een geval van phishing
- Voer geen ongewenste programma's uit. Voor je het weet vergrendelen ze al je bestanden
- Geef geen toegang tot het bedrijfsnetwerk aan mensen die je niet vertrouwt
- Maak gebruik van voldoende strenge wachtwoorden
- Update je software (Besturingssysteem, antivirus, ...) naar de laatste versies.
- ...
